Veilig hybride werken: 5 tips

Thuis, op kantoor, bij de klant, in een koffietentje of onderweg; niet langer de locatie, maar het werk is leidend. Hybride werken is dé trend. Dat is efficiënt, maar brengt ook risico’s met zich mee. We geven 5 tips voor veilig hybride werken.

Een veilige werkplek, zowel thuis als op kantoor is belangrijk. Bedrijfsmiddelen waaronder computers, telefoons, data en documenten moeten veilig zijn, waar je ook werkt. Hybride werken vraagt dan ook om extra waakzaamheid. Van organisaties en van medewerkers.

1. Bescherm en beveilig uw bedrijfsapparatuur

Het is belangrijk om goede afspraken te maken over apparatuur die zowel thuis als op kantoor wordt gebruikt. En deze goed te beveiligen. Leg gebruikersvoorwaarden vast in een contract waarin u afspraken maakt over het betalen van de schade die wordt veroorzaakt door nalatigheid en/of diefstal. En denk na over cybersecurity. Omdat je als organisatie weinig zicht hebt op de beveiliging van privé-apparaten is het raadzaam om alleen op laptops van de zaak te werken en deze up-to-date te houden.

2. Denk aan digitale gegevensbeveiliging

Nu er weer meer ruimte komt om zowel thuis als op kantoor te werken, is het risico van diefstal en verlies van apparaten groter. U kunt uw data beschermen door vertrouwelijke gegevens te versleutelen met bijvoorbeeld de standaard tools van de besturingssystemen Windows en macOS. Als iemand de laptop steelt, heeft hij geen toegang tot de bestanden op de computer. Een andere mogelijkheid is het werken met clouddiensten zoals SharePoint. Gegevens worden dan niet op de computer zelf opgeslagen maar in de cloud. Zorg er bij het werken met (samenwerkings)tools wel voor dat u de bestandstoegang veilig instelt.

3. Wees voorzichtig in publieke ruimtes

Bedrijfsgevoelige informatie hangt u liever niet aan de grote klok. Toch is dat bij hybride werken een reëel risico. Bij een telefoongesprek in de tuin, in het openbaar vervoer of in een café kan eenvoudig worden meegeluisterd. Spreek daarom af om geen gevoelige gesprekken te voeren in het openbaar, zelfs niet met een koptelefoon. Wees uzelf daarnaast bewust van het risico van ‘visual hacking’. Hierbij kijkt een voorbijganger of ‘buurman’ mee op uw scherm waardoor ongemerkt gevoelige informatie in verkeerde handen kan vallen. Werkt u regelmatig in openbare ruimtes en/of bijvoorbeeld de trein? Maak dan gebruik van een screenfliter op uw laptop.

4. Heb extra aandacht voor de omgeving

Flexibiliteit is een groot voordeel van hybride werken. Toch kan het ook tot verwarring leiden. Zo is het niet altijd duidelijk wie er naar kantoor komt en/of wie vanuit huis werkt. Dat zijn goede omstandigheden voor cybercriminelen. Iemand kan uit naam van een manager die thuiswerkt een e-mail versturen met het verzoek met spoed een betaling te voldoen en voordat je het weet is het geld weg. Zeker in tijden van hybride werken is het belangrijk dat u waakzaam bent en uw organisatie wapent tegen social engineering.

5. Laat de werkplek netjes achter

Een opgeruimd bureau, werkplek en/of vergaderruimte zijn niet alleen bevorderlijk voor de hospitality en bezoekbeleving, ze vergroten ook de veiligheid. Door werkruimtes opgeruimd achter te laten voorkomt u dat bedrijfsgevoelige informatie in verkeerde handen valt. Zorg er dus voor dat u – of u nu op kantoor bent of onderweg – geen gevoelige informatie, badges, usb-sticks en documenten laat rondslingeren. Berg deze als het even kan op, liefst achter slot en grendel.