Tips voor een gastvrije én veilige ontvangst

Natuurlijk wilt u uw bezoekers zo gastvrij mogelijk ontvangen. Veiligheid is daarbij een belangrijk aspect. Hoe richt u uw ontvangstruimte zo in dat bezoekers zich welkom én veilig voelen? Welkom! vroeg Margareth Bleeker, interieurarchitect en creatief directeur bij Bleeker Concepts om advies.

‘Gastvrijheid en veiligheid zit voor het overgrote deel in het gevoel van de bezoeker’, vertelt Bleeker. ‘De architect heeft in het gebouw veel veiligheidsmaatregelen ingebouwd. Deze maatregelen zijn noodzakelijk, maar niet per definitie mooi. Een inrichting waarbij de visie en het imago van de organisatie tot hun recht komen en een prettige sfeer kunnen ervoor zorgen dat mensen zich welkom en veilig voelen.

Indirecte verlichting

Verlichting is een belangrijk aspect van de inrichting. Bleeker: ‘Als het gaat om het toepassen van licht is ons advies: niet te weinig, maar zeker niet te veel. Wij werken veel met indirecte verlichting. Soms is het ook leuk om decoratieve armaturen te gebruiken. Veiligheidsmaatregelen hoeven niet storend te zijn. Ook noodverlichting kun je opnemen in de basisverlichting. Zo springt deze niet gelijk in het oog, maar blijft ze wel goed zichtbaar als alle lampen uitvallen.’

Prettig zitten

Bij de inrichting van een ontvangstruimte is het volgens de interieurarchitect belangrijk dat bezoekers prettig kunnen zitten en een beetje privacy voelen; niet weggestopt in een hoekje, maar zeker niet vol in het zicht. ‘Voor de veiligheid is het van belang dat receptiemedewerkers zicht hebben op (binnenkomende) bezoekers en zowel de entree, de wachtruimte als de toiletten in de gaten kunnen houden. Voor gasten geldt dat ze snel en eenvoudig in contact moeten kunnen komen met de receptioniste of contactpersoon bij het bedrijf.’

Rustige materialen

Materialen en kleuren hebben een groot effect op het veiligheidsgevoel en de welkome beleving. Zo kan het gebruik van rustige, heldere kleuren en patronen de kans op ongewenst gedrag en agressie en geweld voorkomen. ‘Materialen moeten prettig en rustig zijn’, zegt Bleeker. ‘Wij gebruiken het liefst natuurlijke materialen zoals steen, hout en stucwerk gecombineerd met beplanting. Waar het kan passen we de kleuren en materialen aan op het bedrijf dat we inrichten. Ons advies: gebruik niet te felle kleuren in combinatie met elkaar. Natuurlijke tinten zijn vaak beter geschikt voor ontvangstruimtes.’

Groene ontvangst

Bij het inrichten van een ontvangst wordt in veel gevallen de bestaande situatie als uitgangspunt genomen. Toch kan het, om de bezoekbeleving te verbeteren, lonend zijn een ontwerp aan te passen. Een voorbeeld is de inrichting van het kantoor van Bolsius in Schijndel waarmee het bureau aan de slag ging. Bleeker: ‘De architect had in de oorspronkelijke tekeningen opgenomen dat de bezoeker bij binnenkomst direct de trap en lift zou zien, in plaats van een medewerker. Dat hebben we in goed overleg aangepast. Een nieuw ontwerp stelde ons tegelijkertijd in staat om binnentuinen aan ons ontwerp toe te voegen. Een mooie manier om de ontvangst niet alleen veiliger, maar ook een stukje aangenamer te maken.’

Zelf een gastvrije en veilige ontvangstruimte inrichten? 7 tips:

• Zorg bij het inrichten van een ontvangstruimte dat de visie en het imago van de organisatie tot zijn recht komt.
• Pas, indien mogelijk, daglicht toe.
• Maak gebruik van indirecte verlichting en rustige armaturen.
• Maak gebruik van de hoogte van het plafond, zodat de ruimte niet bedompt aanvoelt.
• Gebruik veel groen en natuurlijke materialen.
• Integreer onderdelen die met de veiligheid te maken hebben, zoals noodverlichting, op een nette manier.
• Schakel een interieurarchitect in.