Kennis maken en kennis delen. Bij juridisch dienstverlener Dirkzwager legal & tax vormt het de basis van alles wat de juridische en fiscale specialisten doen. In een open, laagdrempelige en veilige omgeving. Want minstens zo belangrijk als het leveren van een goede dienstverlening is het beschermen van medewerkers. In de oude én nieuwe werkelijkheid.
Securitas is al sinds de eeuwwisseling betrokken bij de twee vestigingen van Dirkzwager in Arnhem. Sinds 2020 is ook de beveiliging van het pand Nijmegen in handen van de beveiliger. ‘We hebben ervoor gekozen om alles wat met veiligheid te maken heeft bij Securitas neer te leggen’, zegt hoofd facilitaire dienst Genoveva Hoppenreijs.
Op de grootste vestiging in Arnhem werken 220 medewerkers. Van advocaten, notarissen, fiscalisten tot ondersteunend personeel. ‘We bieden hoogwaardige juridische dienstverlening aan het regionale, nationale en ook internationale bedrijfsleven. Met zes verdiepingen, kantoorruimtes, vergader- en conferentieruimtes is een goede beveiliging noodzakelijk. We hebben een groot kennisnetwerk en hadden voordat de COVID-19-epidemie uitbrak regelmatig groepen van honderd personen of meer te gast.’
Veiligheid heeft door de uitbraak van het coronavirus een nieuwe betekenis gekregen. Sinds maart werken medewerkers, op een aantal notarissen na, vanuit huis. En dat zullen de meesten van hen voorlopig blijven doen, voorspelt Hoppenreijs. ‘We hebben veel maatregelen genomen om onze kantoren Coronaproof te maken en aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Zo hebben we vaste looproutes ingesteld, de lunchvoorziening aangepast, schermen van plexiglas geïnstalleerd en manieren uitgedacht om anderhalve meter afstand te bewaren. De versoepeling verloopt gefaseerd, met schema’s waarop staat aangeven wie op welk moment op kantoor kan werken. Voorlopig zullen we maximaal vijftig procent van onze medewerkers tegelijkertijd ontvangen.’
Het uitdenken en implementeren van anderhalvemeter- en hygiënemaatregelen neemt veel tijd in beslag, maar gaat niet ten koste van andere maatregelen, zegt Hoppenreijs. ‘Technische beveiligingsmaatregelen zijn ook in deze tijd belangrijk. Want hoewel we op kantoor geen geld en juwelen bewaren en de meeste informatie voor inbrekers niet van belang is, vinden we het heel belangrijk om onze medewerkers te beschermen. Mensen het gevoel te geven dat ze veilig zijn op hun werkplek zodat ze op een aangename manier hun werk kunnen doen, zowel binnen als buiten kantoortijd. De dienstverlening van Securitas maakt dat mogelijk. De mobiele surveillance treft tijdens haar rondes regelmatig medewerkers aan die nog aan het werk zijn. De samenwerking en het overleg met de beveiligers ervaart iedereen als heel erg prettig.’
Als het gaat om het creëren van een veilige werkplek vindt Hoppenreijs het belangrijk om met een beveiligingspartner te werken die meedenkt. ‘Dirkzwager wil een gastvrij bedrijf zijn. We proberen iedereen zo goed mogelijk te helpen met onze dienstverlening en een gastvrije huisvesting. We merken echter dat de wereld om ons heen verandert. We zitten gelukkig niet in een omgeving waar iemand zomaar op straat wordt neergeschoten, maar we steken ons hoofd niet in het zand. We willen open en laagdrempelig zijn, maar staan zeker open voor zaken die we mogelijk kunnen verbeteren.’
‘Ook daar helpt Securitas bij’, zegt ze. ‘Onlangs is een complete security scan uitgevoerd waarbij de beveiliging in de panden en de zonering in kaart is gebracht. Daaruit komen aandachtspunten naar voren waar we iets mee moeten. Zo zijn veel van onze notarissen gewend hun cliënt mee naar hun kamer te nemen in plaats van naar een van de spreekkamers. Dat zijn gewoontes waarvan we ons al voor de virusuitbraak afvroegen of we dat nog wel willen in de toekomst. Onze kroonjuwelen zijn onze mensen, we willen niet dat ze verrast worden door iemand die daar eigenlijk niet hoort te zijn.’
Dirkzwager werkt behalve op het gebied van beveiliging nauw met Securitas samen als het gaat om veiligheid en gastvrijheid. ‘Securitas verzorgt voor ons de complete BHV en RI&E. Zij maken een risico-inventarisatie en evaluatie en geven aan waar aandachtspunten liggen en verbeteringen mogelijk zijn. Samen zorgen we ervoor dat de BHV wordt opgeleid, dat er ontruimingsoefeningen zijn en herhalingscursussen. Daarnaast controleert Securitas de AED’s, EHBO-dozen en brandblusmiddelen. Securitas zorgt ervoor dat alles in de juiste conditie, op voorraad en goed vindbaar is. Dit zodat we bij calamiteiten alleen nog maar hoeven te handelen.’
Juist op de momenten dat er niets aan de hand is, is het volgens de facilitair manager belangrijk om de basis in orde te brengen. ‘We hebben dat lange tijd zelf gedaan, maar merkten dat er de klad in kwam. Mensen verlaten de BHV en er komen weer nieuwe mensen bij. De taken binnen het BHV team werden daardoor wat onduidelijk. Daarnaast zijn veel medewerkers druk met hun eigen vakgebied. Het waren voor ons redenen om deze taken bij een specialist neer te leggen. Als het nodig is, moeten we op het materiaal kunnen vertrouwen.’
Vertrouwen kan Hoppenreijs ook op receptionistes van Welkom!, onderdeel van Securitas, vertelt ze. Op de locaties in Arnhem en Nijmegen versterken vijf dames het receptieteam. Vooral bij ziekte en tijdens vakanties zijn ze hard nodig. De afdeling is blij met de ondersteuning. ‘Wij bieden een hoge kwaliteit van dienstverlening. We stellen dan ook specifieke eisen aan onze receptionistes. Een receptiedienst is bij ons meer dan alleen de telefoon opnemen. Zo moet er regelmatig informatie worden uitgevraagd om ervoor te zorgen dat iemand bij de juiste behandelaar terechtkomt. Daar komt juridisch vakjargon bij kijken. Daarnaast fungeert de receptie als verlengstuk van onze juristen.’
Hoppenreijs: ‘Wat positief opvalt, is dat er tussen de verschillende afdelingen goed wordt gecommuniceerd binnen Securitas. De lijnen zijn kort en dat maakt de samenwerking prettig. Voor ons is het een verademing dat alles omtrent beveiliging en veiligheid nu door Securitas wordt gedaan. Er is een grote betrokkenheid en maatregelen zijn goed ingebed. Securitas is voor ons een partner en daarmee meer dan een leverancier die alleen een dienst levert. Medewerkers voelen zich onderdeel van het totaalproces en dat is wat wij graag zien.’
