Werken in een kantoortuin? Volgens onderzoek is dat een drama voor uw concentratie en dodelijk voor de productiviteit. Reden om ons eens te verdiepen in timemanagement. Met deze tips haalt u – zelfs in een kantoortuin – meer uit uw werkdag.
De cijfers liegen er niet om. Al in 1997 werd aangetoond dat werken in een kantoortuin per dag 86 minuten aan productiviteitsverlies kost. Daarnaast maken medewerkers tot wel 50 procent meer fouten.
En dat was dertig jaar geleden. De afgelopen tien jaar is het aantal afleiders, waaronder smartphones en social media alleen maar toegenomen. Wist u dat het na een afleiding gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt voordat iemand weer geconcentreerd aan de slag gaat?
Wilt u de afleidingen van de kantoortuin de baas zijn? Begin de dag dan goed met een actieplan. Een actieplan schrijf je voordat je je werkdag afsluit. Bepaal de drie allerbelangrijkste taken van de volgende dag, ruim een tijdblok voor deze werkzaamheden in en zet andere taken daaronder. Het maken van een actieplan is een manier om het hoofd leeg te maken en na een lange werkdag echt te kunnen ontspannen.
Als (hospitality)manager is het belangrijk om de controle los te laten en taken te delegeren. Vindt u dit moeilijk? Verdiep u dan eens in de taak die u wilt delegeren. Kijk hoe uw medewerkers het aanpakken en vraag ze u uit te leggen wat ze precies moeten doen. Veel mensen durven het niet te zeggen dat ze een opdracht niet begrijpen. Tip: U kunt nooit specifiek genoeg zijn in het omschrijven van een taak!
Met name in hospitality kunt u het gevoel hebben dat het belangrijk is om alles te laten vallen als een leidinggevende u vraagt om iets te doen. Wees daar voorzichtig mee. Soms is het helemaal niet erg om later in actie te komen. Beoordeel zo snel mogelijk hoe urgent en belangrijk een taak is, wanneer u deze kunt uitvoeren en hoe lang u daarover denkt te doen. Wees duidelijk, daarmee voorkomt u dat u vervolgens voortdurend wordt onderbroken tijdens uw werk.
Wat u ook doet, doe het met aandacht. Luister niet met één oor tijdens een personeelsbijeenkomst of meeting en vergeet alle andere taken op het moment dat u ergens mee bezig bent. Veel te vaak wordt er tijd verspild aan het repareren of opnieuw doen van werkzaamheden die met de juiste aandacht in één keer goed hadden kunnen gaan.
De hack voor telefoonverslaafden: stel automodus in. Automodus is niet alleen nuttig om veilig op uw bestemming aan te komen, het blokkeert ook eventuele stoorzenders terwijl u in een belangrijke meeting zit of u concentreert op een offerte. Automodus blokkeert niet alleen apps, maar ook uw toegang tot internet. Een fijne bijkomstigheid: uw telefoon stuurt automatisch een berichtje naar uw contactpersonen om ze te laten weten dat u even écht geen tijd voor ze heeft. Hoe gastvrij is dat?
