Een moderne, soepele, maar tegelijkertijd warme ontvangst? Ook in Finland maakt de Welkom! ontvangstportal indruk. Zo besloot een van onze klanten, een Fins internationaal telecombedrijf de portal in te zetten voor het creëren van de juiste bezoekbeleving.
De wens om bezoekers op een moderne manier welkom te heten bestond al langer. Het creëren van een betere ontvangstbeleving was dan ook het uitgangspunt van de samenwerking met Welkom!. Dat bleek een gouden greep. Niet alleen voelde de samenwerking gelijk gemakkelijk en vertrouwd, ook de hospitality-oplossingen bleken van toegevoegde waarde. Technology met een personal touch, oftewel hospitology, was precies waarnaar dit bedrijf op zoek was.
De ontvangstportal draagt bij aan gastvrije en tegelijkertijd veilige bezoekbeleving. Zo kan de portal precies zien hoeveel mensen er op locatie zijn en onderscheid maken tussen bezoekers en medewerkers. Het systeem helpt gastvrouwen de grootste drukte op te vangen, waardoor zij meer tijd hebben voor oprechte persoonlijke interactie. Bezoekers hoeven niet langer te wachten. Het inchecken met QR-codes gaat snel en zelfs het parkeren kan worden afgehandeld tijdens het incheckproces.
Ook op het gebied van safety en privacy levert de portal een belangrijke bijdrage. Het systeem zendt een waarschuwingsbericht tijdens een brandalarm en voldoet aan alle eisen van de privacywetgeving (AVG). Tijdens het registratieproces is het voor iedere bezoeker mogelijk om een privacyverklaring in te zien en goed te keuren. Dit zorgt voor een hoog niveau van transparantie dat bijdraagt aan een geborgen en welkom gevoel.
Wat de Finse medewerkers misschien nog wel het meest verraste, was de snelheid en het gebruiksgemak van de portal. Zo kunnen door e-mailintegratie uitnodigingen, routebeschrijvingen en instructies snel en eenvoudig worden verstuurd. Een pluspunt vinden ze dat het systeem voortdurend wordt aangepast aan hun specifieke wensen. Dat is dan ook het uitgangspunt van Welkom!. Terwijl de opdrachtgever zich concentreert op haar specialisatie, maakt Welkom! de specialistische vertaling naar de juiste bezoekbeleving.
Naast het gebruiksgemak werd ook de implementatie als gemakkelijk ervaren. De samenwerking met de gastvrouwen en hun kennis en aanbevelingen droegen daar zeker aan bij. Zij vonden het vooral belangrijk dat de technologie niet de mens zou vervangen, maar werd ingezet ter ondersteuning. Ze wilden absoluut geen ‘koude’ ontvangst, maar juist een warm en welkom gevoel creëren. En dat is gelukt.
De Finnen zijn er inmiddels van overtuigt dat ieder bedrijf dat waarde hecht aan de bezoekbeleving profijt kan hebben van een ontvangstportal. Bezoekers en medewerkers ervaren gebruiksgemak, comfort en efficiency en bezoekersstatistieken zijn dagelijks uitleesbaar. Daarnaast zijn veel handelingen vooraf te programmeren. Denk bijvoorbeeld aan registratie door middel van een app en gezondheidsvragen omtrent COVID-19. Een van de voordelen van het vooraf invullen van gegevens is dat dit niet alleen coronaproof is, maar ook aansluit bij de privacywetgeving.
En komen er onverwachte gasten? Dan heeft de gastvrouw dankzij de portal haar handen vrij om vlot en persoonlijk het registratieproces af te handelen. Door de combinatie van techniek en persoonlijke aandacht heeft de telecomspecialist de juiste bezoekbeleving weten te creëren. Hospitology maakt inmiddels dan ook deel uit van het visitekaartje. ‘Veel gasten beleven door de Welkom! Portal een wow-gevoel’, aldus de medewerkers.
