‘Kinderlijk eenvoudig, logisch en leuk’, dat is de reactie van veel klanten op DigiReceptie Bezoekersregistratie, een service die receptiemedewerkers de bezoekersregistratie uit handen neemt.
Een iPad en software is alles wat nodig is om de bezoekersregistratie volledig te digitaliseren. Een bezoeker selecteert in het menu met wie hij of zij een afspraak heeft, voert zijn of haar gegevens in waarna de DigiReceptie automatisch een email- of sms notificatie stuurt naar de betreffende medewerker.
‘Waarom was dit er niet eerder?’, vragen klanten zich wel af ‘, zegt Timon Jacobs, directeur van DigiReceptie. Het digitaliseren van bezoekersregistratie is volgens hem een simpel idee dat past in deze tijd; het is een modern alternatief voor de papieren lijsten die nog in veel organisaties worden gebruikt.
De iPads voorzien van registratiesoftware kunnen op de balie worden neergezet, op een standaard in de ontvangstruimte worden geplaatst of in de muur worden ingebouwd. ‘De beleving is luxe en anders dan wanneer je je gegevens achterlaat op een stuk papier’, zegt Jabobs. ‘Organisaties kunnen hun aanzien met DigiReceptie verhogen. Bovendien voldoen ze met het systeem aan de ISO normen volgens de wetgeving met betrekking tot bezoekersregistratie.’
Zelf aan de slagBezoekers kunnen zelf met de apparatuur aan de slag. Tijdens het registratieproces kunnen ze een foto laten maken en – als er een pasprinter aan het systeem is gekoppeld – een pasje met QR code afdrukken. Bij een volgend bezoek hoeven ze dan alleen het pasje te scannen en aan te geven voor wie ze komen.
DigiReceptie kan de hospitality in organisaties sterk verbeteren, vindt Jacobs. ‘We hebben bijvoorbeeld gemerkt dat het aanmelden van bezoekers via email of sms goed werkt. Er wordt directer en sneller op een email of sms geacteerd dan op een telefoontje van de receptie.’
Een ander voordeel is de data die wordt opgeslagen. Zo is snel na te gaan hoeveel BHV’ers er in het pand aanwezig zijn en is het eenvoudiger bezoekerslijsten te beheren. ‘In het geval van een calamiteiten is er altijd een actueel overzicht van de bezoekers in het pand. We kunnen op de minuut zien wanneer iemand binnen is.’
Jacobs ziet het digitaliseren van de bezoekersregistratie als een aanvulling op receptiediensten. De receptiemedewerker hoeft wat hem betreft niet het veld te ruimen. ‘Natuurlijk zijn er bedrijven die graag een fte zouden besparen. Tenzij een onbemande receptie past bij de uitstraling van je bedrijf is het de vraag of je daarmee investeert in de hospitality.’
‘Wij zien ons product vooral als een vernieuwend en ondersteunend concept dat de bezoekbeleving verbetert’, zegt hij. ‘Want hoe gastvrij is het om van achter de balie in het bijzijn van een bezoeker te gaan bellen? Of een gast een papieren lijst in te laten invullen? Met digitale bezoekersregistratie kan de receptiemedewerker een praatje maken, een kopje koffie halen of iets te lezen pakken. Dat is pas echt gastvrij.’
