Het beheren van toegangspassen is een administratieve taak die grote risico’s met zich meebrengt als deze niet goed wordt uitgevoerd. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor pasbeheer op afstand. Remote pasbeheer is snel, efficiënt en de kans op fouten is kleiner.
Dat slecht pasbeheer grote gevolgen kan hebben, liet journalist Alberto Stegeman zien in het programma ‘Undercover in Nederland’. Stegeman wist met de Rijkspas van een oud-medewerker de rechtbank in Utrecht binnen te komen. Via de achterdeur en met een pistool. De oorzaak zou een lek in de administratie zijn.
Missers als deze zien we wanneer pasbeheer als neventaak wordt opgevat. Op administratieve afdelingen ontbreekt soms de tijd en kennis. Medewerkers realiseren zich onvoldoende dat pasbeheer direct van invloed kan zijn op het veiligheidsniveau binnen de organisatie.
Pasbeheer op afstand, hoe werkt dat?
Voor organisaties die hun pasbeheer willen professionaliseren, kan remote pasbeheer uitkomst bieden. Het voordeel van pasbeheer op afstand is dat de werkzaamheden worden verricht door een gespecialiseerd team dat getraind is te werken met protocollen. Afspraken en spelregels rondom toegangsrechten worden adequaat en professioneel toegepast en hiaten kunnen sneller worden ontdekt.
Enkele voordelen van remote pasbeheer zijn:
Card Management Systeem
Bij pasbeheer op afstand wordt een datakoppeling gemaakt tussen de server van het toegangscontrolesysteem op locatie en een geavanceerd Card Management Systeem (CMS). Daardoor is het mogelijk om het beheer van bestaande en nieuwe passen op afstand uit te voeren. Aanvragen kunnen – via een web portal – worden gedaan door een medewerker zelf of iemand die daarvoor is aangewezen.
Indien gewenst kunnen door middel van een automatisch fotostation op locatie pasfoto’s worden gemaakt die vervolgens op afstand worden verwerkt. Nadat de gegevens zijn gecontroleerd, wordt de aanvraag ter goedkeuring aangeboden, waarna de rechten worden geactiveerd, de pas wordt afgedrukt en gedistribueerd naar de medewerker.
BHV-organisatie aansturen
Het inrichten van een professioneel CMS heeft echter meer voordelen. Zo is het mogelijk om calamiteitenlijsten te genereren. Of om proactief, per verdieping, vleugel of gebouw te monitoren of er voldoende BHV’ers ter plaatse zijn. In het systeem kunnen competenties en skills worden geregistreerd waardoor het zelfs mogelijk is de BHV-organisatie op afstand te besturen. Daarnaast sluit remote pasbeheer naadloos aan op het Nieuwe Werken. Zo is het mogelijk precies te zien waar op welke verdiepingen werkplekken over zijn.
Veiligheid medewerkers
Ik ben van mening dat remote pasbeheer de efficiency van securityprotocollen sterk verbetert. Daarnaast brengt het de veiligheid van organisaties naar een hoger plan. Gebleken is dat succesvol pasbeheer grote voordelen heeft voor zowel de beveiliging van panden, als voor de veiligheid van medewerkers.
In de Security Management van 8 mei 2015 zal Jan Paul van der Wallen falend pasbeheer en de voordelen van remote pasbeheer uitgebreider bespreken.
