In Finland gebruiken opdrachtgevers met veel plezier de Welkom! Ontvangst Portal. Wat ervaren zij als de grootste pluspunten? Voor Businesspark Keilasatama was dat al snel duidelijk: de snelheid, de accuratesse en de juiste combinatie van gastvrijheid en veiligheid.
Facility manager Harri Sutinen was op zoek naar een manier om de bezoekersregistratie in het businesspark te verbeteren. Na een tip van een partner besloot hij de Welkom! Portal een kans te geven. En niet zonder resultaat. De efficiency is toegenomen en de entree van het verzamelpand heeft een modernere uitstraling gekregen. Maar misschien nog wel het belangrijkste: door de snelle en eenvoudige manier van registreren, heeft het receptieteam ook op drukke momenten de handen weer vrij om gasten beter te helpen.
Sinds de ontvangstportal de gastvrouwen in hun taken ondersteunt, merkt Sutinen dat de gastvrouwen meer aandacht aan de bezoekers kunnen besteden. Daar is nu tijd voor. Sutinen: ‘Een groot voordeel van de ontvangstportal is dat deze de gastheer of -vrouw rechtstreeks via een sms of e-mailbericht op de hoogte stelt van zijn of haar bezoek. Inclusief een foto van de gast. Dat is heel handig. Zeker wanneer er veel mensen in de lobby zijn, is het gemakkelijker om de gast snel te herkennen.’
Het registratieprotocol is afgestemd op de AVG-richtlijnen. Daarnaast is het systeem volledig afgestemd op de wensen van de organisatie. ‘De Welkom! Portal is in samenspraak met een technologisch specialist van Securitas en de kennis van de customer journey van Welkom! op maat voor ons gebouwd. De implementatie verliep hierdoor vlekkeloos’, aldus Sutinen.
Het systeem beschikt over uitgebreide bezoekersstatistieken. Er is veel data beschikbaar en bezoekers in het businesspark zijn gemakkelijk te volgen door het receptieteam. De diversiteit aan talen is volgens de facilitair manager een van de WOW- factoren. In de portal zijn verschillende talen opgenomen waaruit bezoekers kunnen kiezen. Komt er een nieuwe taal bij, dan signaleert het receptieteam dit en wordt deze onmiddellijk toegevoegd.
Ook nu het aantal bezoekers door COVID-19 drastisch is gedaald, kan Sutinen met behulp van de portal garanderen dat iedere gast van de juiste bezoekbeleving geniet. ‘We zijn telkens weer verrast door de snelheid, de accuratesse en de combinatie van veiligheid en gastvrijheid van de portal. Dit stelt ons receptieteam in staat om de juiste aandacht aan de gast te schenken.’
