Ontspannen in de wachtruimte: 6 tips

In een tijd waarin druk zijn normaal lijkt, zien we wachten vaak als onnodige tijdsverspilling. Terwijl een prettige wachtruimte de ultieme plek kan zijn om tot rust te komen. Een fijn tijdschrift, interieur dat bijdraagt aan een goed gesprek of een hoofd zonder zorgen: Welkom! vroeg zes verschillende experts hoe je de bezoeker een ultiem moment van rust geeft.

Tip 1: Zorg voor afleiding in de ruimte

‘Het eerste wat iemand in een wachtruimte doet, is zijn of haar telefoon pakken. Om de bezoeker écht even een momentje van rust te geven, zorg je ervoor dat hij of zij de telefoon weer opbergt. De truc is om iemand af te leiden. Hang bijvoorbeeld een scherm op en laat een rustgevende video zien. Dit trekt de aandacht en zorgt ervoor dat de bezoeker zich even ontspant. Liever geen schermen in de wachtruimte? Leg dan een aantal mooie tijdschriften neer. Kies exemplaren met inspirerende foto’s. Mensen hoeven het niet echt te lezen, alleen bladeren werkt al ontspannend.’ – Hans Vugts, directeur van studentenhotel Casa in Amsterdam.

Tip 2: Laat de bezoeker even uit de ‘doe-modus’ stappen

Tegenwoordig is iedereen druk, druk, druk. Monique Verhulst, mindfulness trainer bij MBS Trainingen, legt uit hoe je als bedrijf bezoekers even uit de ‘doe-modus’ laat stappen door een korte mindful check-in: ‘Dit hoeft niet moeilijk te zijn. Hang posters op met een stapsgewijze uitleg van zo’n check-in. Hoe voelt het lichaam aan? Wat is de gemoedstoestand? En welke gedachten horen daar bij? De kern van een mindful check-in: even volledig in het hier en nu zijn, waarna de bezoeker er weer voor 100% tegenaan kan.’

Tip 3: Bepaal het doel van de wachtruimte

‘Bezoekers verblijven heel wat minuten in een wachtruimte. Het is dan ook van belang dat een organisatie bepaalt wat het doel is van de wachtruimte. Is het doel ontspannen? Pas dan hier de inrichting op aan. Niets geeft meer ontspanning dan het maken van een praatje voorafgaand aan een sollicitatiegesprek of belangrijke afspraak. Zorg daarom bijvoorbeeld voor een comfortabele ronde bank, die uitnodigt tot het leggen van sociale contacten,’ aldus Susanne Wijchman, marketing- en communicatiemanager bij kantoor- en projectinrichting Rohde & Grahl.

Tip 4: Breng rust in het hoofd van de bezoeker

‘Wachten kan een gevoel van verveling oproepen, maar ook juist een gevoel van spanning. De kunst is om wat rust in het hoofd van de bezoeker te brengen. Dit kan heel eenvoudig door een aantal ademhalingstips of oefeningen in de wachtruimte neer te leggen. Een korte oefening kan al helpen: bijvoorbeeld rechtop zitten en vijf keer achter elkaar rustig en diep in- en uitademen. Door aandacht te geven aan de ademhaling, ontspant de bezoeker zich en geef je hem of haar een welverdiende mini-pauze.’ – Tosca Gort, oprichtster en eigenaar van coachbureau GORTcoaching.

Tip 5: Maak wachttijd nuttig of leuk

Joren van Dijk is oprichter van Omgevingspsycholoog. Hij legt uit dat wachten niet per se saai hoeft te zijn: ‘Bezoekers ervaren wachttijd vaak als verloren, nutteloze tijd. Denk als bedrijf erover na of je de wachttijd anders kan ‘framen’, zodat bezoekers deze als minder vervelend of zelfs als prettig ervaren. De Efteling doet dit bijvoorbeeld door de wachtrij als onderdeel van de attractie aan te kleden. Bij mijn tandarts vul ik soms een vragenformulier in terwijl ik wacht. En bij een bank ben ik een keer een interactief kunstwerk tegengekomen in de wachtruimte. Dit soort ingrepen in service en ruimte maken dat bezoekers de wachttijd als minder vervelend en soms zelfs als leuk ervaren.’

Tip 6: Kies de juiste muzieksoort

Albert Sonnevelt is psycholoog en business coach. Hij stelt dat muziek een belangrijk instrument is om stress te verminderen: ‘Het afspelen van muziek op de achtergrond verlaagt de hartslag en verwarmt het lichaam. Dit is een aanwijzing voor het begin van ontspanning. Verrassend is dat veel Keltische muziek, oorspronkelijke ritmische muziek en muziek die harde drums of fluitklanken bevatten, een buitengewoon rustgevende werking schijnen te hebben. Denk dus als bedrijf goed na over het doel van muziek in de wachtruimte. Indien dit ontspanning is, pas de muzieksoort hier dan op aan.’