Telefoontjes, berichtjes, mailtjes en notificaties: drie op de tien werknemers hebben moeite om prikkels op kantoor te verwerken. Hoe beschermt u uzelf en uw medewerkers?
Uit de nieuwste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA 2018), een onderzoek van CBS en TNO onder zestigduizend Nederlanders blijkt dat maar liefst 2,1 miljoen mensen (28 procent) een informatie-overvloed op het werk niet trekt. Met name hoogopgeleiden kampen vaker met een vol hoofd. 17,3 procent van de werknemers ervaart burn-out klachten.
Kantoortuinen zijn mede debet aan de uitkomsten van het onderzoek. Dat het klimaat in dit soort werkomgevingen funest is voor de concentratie is inmiddels wel bekend. Met name omgevingsgeluid is storend en – als het al mogelijk is – duur om te tackelen. Maar hoewel een ideale oplossing nog niet is gevonden, zijn er wel manieren om wat meer rust te creëren.
Een van de meest drastische oplossingen is het plaatsen van geluidswerende scheidingswanden. Deze zijn er in verschillende soorten en maten. U kunt er ook voor kiezen om de ruimte te breken met grote plantenbakken, muurtjes, hippe hangplanten of glazen hangpanelen tussen de bureaus.
Kiest u voor planten? Dan is het goed om te weten waar u deze neerzet. Planten die in een hoek worden geplaatst, hebben meer effect op de akoestiek dan planten die in het midden van een kantoortuin worden gezet. Dit komt doordat muren geluid weerkaatsen. Planten doorbreken dit effect en kunnen de geluidsoverlast daarom tot wel 5 decibel verminderen.
Net als planten heeft stof geluidsabsorberende kwaliteiten. Gordijnen bijvoorbeeld maken kantoortuinen een stuk minder gehorig. Daarnaast zijn banken en comfortabele stoelen een aanwinst voor iedere kantoortuin. Hoe meer grote gestoffeerde meubelstukken, hoe beter dat is voor het geluidsniveau. Bijkomend voordeel: medewerkers worden aangemoedigd om eens op een andere plek dan hun vaste werkplek te zitten. Dat stimuleert de creativiteit en de productiviteit.
Is er grover geschut nodig? Denk dan eens aan een geluidswerende (noise cancelling) koptelefoon. Doordat omgevingsgeluid actief wordt buitengesloten, zorgen pratende collega’s niet langer voor overlast. Bovendien is zo’n koptelefoon een handig signaal naar collega’s. Heeft iemand zijn of haar koptelefoon op? Dan is het beter om diegene even niet te storen.
Helpen bovenstaande maatregelen onvoldoende? Behalve praktische maatregelen kan een nieuwe manier van werken en heldere afspraken rust brengen in de kantoortuin. Spreek bijvoorbeeld stilte-uren af en regel een aparte ruimte waarin werknemers in stilte kunnen werken of juist dingen kunnen bespreken. Uit onderzoek is gebleken dat een combinatie van werkplekken met verschillende functies de arbeidsproductiviteit stimuleert.
Tot slot kan het goed zijn om uzelf en uw medewerkers door middel van training te wapenen tegen tijdgebrek, onrust, interrupties en de dagelijkse stortvloed aan e-mail en informatie. Investeer bijvoorbeeld in een cursus timemanagement, een fijne planner en lees over productief werken. In het boek GRIP bijvoorbeeld leert u slimmer werken voor meer ruimte en rust in uw hoofd.
