Wist u dat er in één bezoek zo’n 120 contactmomenten zijn die invloed hebben op het imago van een organisatie? Oprechte aandacht voor bezoeker en omgeving kan de relatie en daarmee het imago positief beïnvloeden. Maar hoe past u dit toe? Welkom! vroeg een aantal experts hun ultieme tip te delen.
Tip 1: Weet wie je bezoeker is
‘Wat ons betreft is kennis key. De mensen die voor ons werken staan iedere dag op een ander event voor een andere opdrachtgever. Daarbij is het ontzettend belangrijk dat onze medewerkers weten voor wie ze werken, wie de bezoekers zijn, waar de opdrachtgever voor staat en waar het desbetreffende event over gaat. Dan weten ze waarover ze praten en kunnen ze, naast een frisse uitstraling, met de juiste styling en een goede werkhouding, de bezoekers goed geïnformeerd benaderen en daadwerkelijk het verschil maken.’ – Mariëlle Smit, medeoprichter en eigenaar van hostessbureau Make My Event
Tip 2: Creëer een uitnodigende omgeving
‘Een kantoor functioneert tegenwoordig vaak als ontmoetingsplek voor medewerkers en bezoekers. Het is daarom belangrijk om een prettige omgeving te creëren waar mensen zich thuis voelen. Maak van de ontvangsthal een uitnodigende ruimte, aansluitend bij datgene wat je met de organisatie wilt uitstralen. Die beleving kan je doortrekken in het hele gebouw door meubilair, beelden, kleur en materialen op elkaar af te stemmen. Hierdoor krijgt de organisatie een herkenbare identiteit en beleven medewerkers en bezoekers een consistente uitstraling van de organisatie.’ – Hans Bloemendaal, marketing manager bij kantoor- en projectinrichting Rohde & Grahl
Tip 3: Stem je lichaamstaal af op je bezoeker
Volgens Frank van Marwijk, expert op het gebied van lichaamscommunicatie, heeft de manier waarop de receptionist of hostess zichzelf presenteert groot effect op de bezoekbeleving van de gast: ‘Bij een (nieuwe) ontmoeting is het essentieel om je lichaamstaal goed af te stemmen op de situatie en bezoeker. Dit kan al door een ander goed te observeren en diens houdings- en bewegingspatroon over te nemen. Let wel, om natuurlijk over te komen is het belangrijk om dit te doen op een wijze die bij je past. Enthousiast hoeft bijvoorbeeld niet te betekenen dat je jezelf voortdurend op een drukke manier moet presenteren. Je kan rustig en serieus zijn en toch zeer overtuigend.’ – Frank van Marwijk, directeur van Bodycom Lichaamscommunicatie
Tip 4: Voorzie de welkomstbalie van zuiverende planten
Wist u dat planten behalve mooi, ook goed voor je zijn? Gabrielle Fabbro van plantenbedrijf Ogreen is gespecialiseerd in planten die geselecteerd zijn op hun extreem zuiverende werking. De planten zuiveren de leefomgeving waardoor mensen beter presteren en creatiever worden. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat Ogreen uitvoerde dat natuurlijk groen een veilig gevoel geeft en zelfs stress vermindert. ‘Door een zuiverende plant te gebruiken in je werkomgeving, verwelkom je een bezoeker dus niet alleen in een prettige, maar ook in een gezonde sfeer.’ – Gabrielle Fabbro, marketing manager bij plantenbedrijf Ogreen
Tip 5: Geef de interne organisatie een gezicht
‘Geef de interne organisatie een gezicht! Stel het schoonmaakteam voor aan de rest van de medewerkers. Zo is het duidelijk wie de schoonmaak verzorgt en wie ze kunnen aanspreken bij vragen of opmerkingen. Het schoonmaakteam ondersteunt de organisatie vanuit hospitality. Denk aan een begroeting, het wijzen van de weg of het openhouden van een deur. Zo vormen zij een persoonlijk verlengstuk van je organisatie.’ – Diane van Dijk, directeur Hospitality en National Accounts bij schoonmaakbedrijf CSU
Tip 6: Verwelkom je bezoeker met een passende geur
‘Verwelkom je bezoekers met een geur die past bij de uitstraling en kernwaarden van je bedrijf. Geur heeft grote invloed op de gemoedstoestand van mensen. Frisse geuren zoals citroen hebben een verkwikkend effect, terwijl warme geuren zoals vanille- en houtgeuren voor ontspanning zorgen. Een goede bedrijfsgeur zorgt ervoor dat bezoekers zich fijner voelen, langer willen blijven en stimuleert bovendien koopgedrag.’ – Martijn Hendrikx, marketing manager bij geurspecialist ScentAir Nederland
Tip 7: Kies een bezoekbeleving die past bij je bedrijfscultuur
‘Een hostess die de gasten verwelkomt of onthaalt? Blijft ze netjes achter de balie staan of loopt ze naar de gasten toe om ze te verwelkomen? De manier waarop een hostess de bezoekers ontvangt zegt iets over de bedrijfscultuur. Heerst er een formele of informele sfeer? En past hier dan een zakelijke of persoonlijke benadering bij? Naast oprechte aandacht voor de gast is het vooral belangrijk dat de bezoekbeleving aansluit bij de bedrijfscultuur.’ – Ursula Buiteman, business developer van bezoekspecialist Welkom!
