Eerder bespraken we hoe belangrijk het eerste en laatste contactmoment is in de hospitality. Deze laten een blijvende indruk achter bij uw gasten. Maar vergeet vooral ook het verblijf niet.
Afhankelijk van de context heeft een gast meer of minder aandacht voor de gastvrijheid tijdens zijn verblijf. Een klant die langskomt voor een overleg bijvoorbeeld, richt zich vooral op dat overleg. Toch zijn er ook tijdens zo’n verblijf momenten waarop u een goede of slechte indruk kunt maken. We bespreken een aantal aandachtspunten.
Visitor badges zijn er in allerlei variaties; met naam, zonder naam, met een koord of een clip. Ze maken een gebouw toegankelijk en laten zien dat uw gast een bezoeker is. Dit soort badges is door veelvuldig gebruik aan slijtage onderhevig. Clips die niet werken of simpelweg het ontbreken van een onderdeel om ze mee vast te zetten, is storend. Ook wanneer de badges vies zijn, geeft dit een onaangename indruk van uw organisatie. Scan de badges wanneer ze terugkomen daarom op mankementen en uiterlijk voordat u ze overhandigt aan de volgende gebruiker.
Zorg ervoor dat wifi eenvoudig toegankelijk is en goed werkt. Niets is zo irritant als een slechte wifi-verbinding. Zorg ook dat alle overige technische faciliteiten goed werken. Wees er bij gebruik van een beamer of andere audiovisuele middelen zeker van dat alles klaarstaat en het doet. Geklungel met audiovisuele apparatuur maakt een onprofessionele indruk. Bent u bang dat het tóch fout gaat, spreek dan van tevoren af dat u ter plekke ondersteuning krijgt van een facilitair beheerder.
Hoe vaak komt het niet voor dat een door u gereserveerde vergaderruimte toch bezet is door iemand anders? Zorg dat er een goede overlegruimte beschikbaar is als uw bezoeker arriveert. Uw gast van hot naar her slepen zorgt voor onrust. Niet alleen bij uw gast, maar ook bij u. Controleer daarom vlak van tevoren de ruimte en kijk of alles aanwezig is wat nodig is.
U kunt een topschoonmaakteam hebben, helaas wordt de wc door de dag heen vaak toch weer vies. Probeer dit te voorkomen door bijvoorbeeld een bordje op te hangen met het verzoek het toilet net zo schoon achter te laten als het werd aangetroffen. Zorg er uiteraard voor dat er op z’n minst voldoende wc-papier en een luchtverfrisser aanwezig is. Met een toilet seat cleaner kan iemand het kleinste kamertje helemaal netjes achterlaten.
Dit zijn maar een paar momenten in de klantreis. Ga eens voor uzelf na wat een bezoeker tegen kan komen als hij te gast is bij uw organisatie. Optimaliseer deze momenten en zorg er zo voor dat naast de ontvangst en het vertrek, ook het verblijf een onuitwisbare, positieve indruk achterlaat.
