Professionele en warme ontvangst bij Mediq

De dames van het receptieteam zijn het boegbeeld van Mediq, leverancier van medische producten en zorgoplossingen in Utrecht. Facility manager Edward van Tuinen is dan ook enorm trots op de nominatie voor de verkiezing van de ‘meest Welkome! Bezoekbeleving’. ‘Juist in deze moeilijke coronatijd is onze receptie still going strong.’

Stiekem vindt hij het doodzonde dat zijn team niet op de eerste plaats is geëindigd. ‘De ontvangst, de snelheid, herkenning, deskundigheid en informatie: de jury vond het top’, zegt hij. ‘Iets minder waardering was er voor de routebeschrijving en de parkeergelegenheid, maar daar hebben de dames geen invloed op. Voor mij zijn ze daarom alsnog numero uno.’

Respectvolle ontvangst

Mediq werkt al 20 jaar samen met Securitas en Welkom! op het gebied van gastvrijheid. De gastvrouwen nemen een bijzondere plek in binnen het bedrijf dat mensen ondersteunt met onder andere diabetes-, stoma-, wond- en luchtwegzorg, medische hulpmiddelen en zorgdiensten. Van Tuinen: ‘Mediq doet er alles aan om mensen te helpen om zo zelfstandig en prettig mogelijk te leven. We vinden het belangrijk om hen met respect te behandelen en goed te helpen.’

De gastvrouwen zijn een belangrijk aanspreekpunt. Niet alleen voor de zakelijke contacten zoals inkopers en verkopers, maar ook voor mensen die bijvoorbeeld voor slaaponderzoek komen. Van Tuinen: ‘De receptie is het eerste wat je ziet bij binnenkomst in ons kantoor. Het is misschien niet het kloppend hart, maar het zijn bij wijze van spreken wel de longen van onze onderneming. Onze gastvrouwen regelen alles. Ze verzorgen de entree, de vergaderzalen, de telefonie. Ze zijn de voorpost van het bedrijf.’

Gastvrouwen keihard nodig

Volgens Van Tuinen is de afgelopen maanden gebleken wat de toegevoegde waarde van een goed receptieteam is. ‘De dames zijn keihard nodig, ook nu in coronatijd. Terwijl bijna iedereen thuiswerkt, staat onze receptie nog steeds stevig overeind. Onze gastvrouwen ontvangen de mensen op die naar kantoor komen en handelen nog meer telefoontjes af. We hebben 300 callcentermedewerkers die bijna allemaal thuiswerken. Als er ergens een storing is, dan vangen de dames de terugval op.’

‘De kennis en kunde van de gastvrouwen zorgen ervoor dat je met een warm gevoel de locatie verlaat’, noteerde de jury in haar rapport. Volgens Van Tuinen is dat precies waar Mediq voor staat. ‘Behalve product- en enige talenkennis, vinden we het belangrijk dat de receptiedames zich goed kunnen inleven. Stel dat je als stomadrager door je voorraad stomamaterialen heen bent en contact opneemt, dan is het fijn als onze telefonistes begrijpen dat je snel en goed moet worden geholpen.’

Echte Mediqers

Naast de professionele instelling van het receptieteam vindt Van Tuinen de samenwerking met Welkom! prettig. ‘De samenwerking bevalt top. En dan met name de samenwerking met de gastvrouwen zelf’, zegt hij. ‘We werken met een vast team en een vaste pool van invallers. We vinden het fijn dat de Welkom!-dames onderdeel van ons bedrijf uitmaken. Voor ons zijn ze Mediqers en zo voelen zij zich ook.’

‘Net als eigen medewerkers kunnen de Welkom!-dames altijd rekenen op facilitaire back-up’, zegt Van Tuinen. ‘We vinden het belangrijk om een mooie, dynamische werkplek en veilige te bieden. Als een van hen onheus wordt bejegend of als iemand tegen ze uitvalt, dan krijgt deze persoon dat te horen. Don’t touch my girls.’