Tijdelijke medewerkers die worden ingehuurd door gemeenten worden te weinig gescreend en komen daardoor te makkelijk in contact met gevoelige informatie. Door de decentralisatie en de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning kan het hierbij naast persoonsgegevens ook om vertrouwelijke medische gegevens van burgers gaan. HR-afdelingen krijgen vaak weinig tijd en ruimte voor een gedegen screening van flexibele arbeidskrachten. Onverantwoord, als je het mij vraagt.
Door de werkzaamheden op open afdelingen met (nog steeds vaak) papieren dossiers komen tijdelijke arbeidskrachten soms onbedoeld met zeer vertrouwelijke informatie in aanraking. Dat maakt het logisch dat alle personen die in een gemeentekantoor direct of indirect in aanraking komen of kunnen komen met vertrouwelijke informatie, moeten worden gescreend voordat zij aan de slag kunnen op de gemeentelijk werkvloer. Sreening van flexwerkers vindt te vaak niet of niet zorgvuldig genoeg plaats. Wanneer arbeidskrachten met minder zuivere intenties toegang hebben tot persoonsgegevens zoals medische dossiers, dan bestaat het risico dat vertrouwelijk informatie wordt gelekt of – nog erger – verkocht. Zolang gemeenten de screening niet op orde hebben, is de inhuur van elke tijdelijke werknemer een risico voor zowel de veiligheid als de privacy van de burger.
Oprichting protocol screening flexibele arbeidskrachten
De druk op HR-afdelingen binnen de gemeentelijke kantoren is de laatste jaren flink gestegen. Het (laten) screenen van nieuwe tijdelijke werknemers kost tijd en geld. Gaat het om een aantal mensen die helpen bij de digitalisering van archieven of andere korte en relatief simpele klussen, dan schiet een grondige screening er nog weleens bij in. Wat kunnen HR-afdeling hieraan doen? Richt een protocol Screening Flexibele Arbeidskrachten op, waarin een aantal zaken worden opgenomen die standaard worden uitgezocht voordat iemand (tijdelijk) aan de slag kan bij de gemeente. Denk aan het overhandigen van een Verklaring Omtrent Gedrag van elke persoon die langer dan een dag op het kantoor werkt. En een check van het arbeidsverleden van alle werknemers die op wat voor manier dan ook in aanraking kunnen komen met gevoelige informatie. Ook het nagaan van referenties van vorige werkgevers of het opvragen van informatie bij een uitkerende instantie kan tot dit protocol behoren.
Verhoog bewustwording onder vaste werknemers
Naast het inrichten van een standaard screening, doen gemeenten er goed aan vaste medewerkers zich meer bewust te laten worden van de risico’s van het werken met gevoelige informatie in combinatie met tijdelijke arbeidskrachten. Men ervaart de werkomgeving vaak als een vertrouwelijke plek, maar met ongescreende werknemers op de werkvloer is dit niet altijd het geval. Het inrichten van betere screening en een protocol dat gevolgd dient te worden wanneer men tijdelijke werknemers wil inzetten, zorgt ervoor dat men aan de voorkant voorkomt dat er binnenkort aan de achterkant informatie wordt gelekt en de privacy van burgers te grabbel ligt.
Dit opiniestuk verscheen eerder op Gemeente.nu.
