Incidentenregistratie: meten is weten

In het onderwijs, de zorg, in rijksmusea; incidentenregistratie wordt steeds belangrijker. Ook kleine en middelgrote bedrijven hebben baat bij het registreren van incidenten. Mits goed aangepakt. Want de aanschaf van een kant en klaar softwarepakket alléén is niet voldoende.

‘Incidentenregistratie is een belangrijk middel om de beveiliging in een organisatie te sturen’, zegt Securitas-account manager Joyce Kweekel. ‘Door het registreren van incidenten verzamel je informatie waarmee je een goed inzicht krijgt in het functioneren van je huidige beveiligingsbeleid. Daarnaast kun je met deze informatie je veiligheidsbeleid aanpassen of verder ontwikkelen. Het structureel vastleggen van incidenten is een belangrijk onderdeel van de Plan Do Check Act cyclus. Meten is weten.’

Beter inzicht

De voordelen van het registreren van incidenten zijn groot. Denk bij incidentenregistratie aan het bijhouden van mechanische storingen, ongevallen, vermissingen, diefstal en ongewenste bezoekers. Het bijhouden van al deze gegevens leidt niet alleen tot beter inzicht en scherpere controle, ook de dossierfunctie kan, bijvoorbeeld bij misdrijven, goed van pas komen. Ook wordt het eenvoudiger de totale (gevolg)schade van incidenten te berekenen.

Medewerkers motiveren

Door centrale incidentenregistratie komen gegevens beter beschikbaar voor medewerkers en het hoger management. Een ander voordeel van incidentenregistratie is de mogelijkheid medewerkers te betrekken bij veiligheidsbeleid. Meer ogen registreren meer. Zo zijn er speciale applicaties die het mogelijk maken op bijvoorbeeld bedrijventerreinen centraal melding te maken van incidenten.

Volgens Kweekel komt er veel kijken bij het opzetten van een goede incidentenregistratie. ‘Er zijn dure softwarepakketten op de markt, maar daar red je het niet mee. Het is belangrijk naar de organisatie te kijken, rekening te houden met de cultuur en draagkracht te creëren. Als medewerkers het nut van het melden van incidenten niet inzien dan gaat het niet werken.’

Aan de slag

Kweekel raadt ondernemingen die geen registratie bijhouden aan daar wel mee te beginnen. Dat hoeft niet per se duur te zijn. ‘Als de motivatie aanwezig is, dan is een Excelsheet voldoende.’

Enkele tips om goed van start te gaan:

• Creëer draagvlak! Om incidentenregistratie tot een succes te maken is het belangrijk dat alle medewerkers gemotiveerd zijn.
• Houd het simpel! Hoe eenvoudiger incidenten zijn in te voeren, hoe beter mensen meewerken.
• Maak vaste kopjes op basis van incidenten die in uw organisatie kunnen plaatsvinden zoals: toegang (pas vergeten), afwijken van procedures, EHBO, bijzonder gedrag, storingen, diefstal en vermissingen.
• Zorg dat mensen gemakkelijk melding kunnen maken. Eén persoon verantwoordelijk stellen, maakt kwetsbaar. Zorg dat alle medewerkers bij het formulier kunnen of creëer bijvoorbeeld een speciaal e-mailadres.
• Analyseer zeker één keer in de maand de uitkomsten. Wat gaat goed en wat kan beter? Zo maakt u uw veiligheidsbeleid levend.